Linee Guida per gli Incontri del Club

ll club Toastmasters Roma è in continua evoluzione, un costante “work in progress”. Ad ogni serata vengono provate novità e se funzionali vengono poi introdotte ufficialmente nelle serate successive. Difficile stare al passo per chi dovesse perdersi qualche incontro, ma difficile anche per chi è appena arrivato capire come un certo ruolo è normalmente gestito nel nostro club: queste linee guida, periodicamente riviste, servono appunto per essere costantemente aggiornati sul modo “ufficiale” di gestire i rispettivi ruoli attuato in Toastmasters Roma. Il responsabile di ciascun ruolo, dopo aver sentito il Presidente ed il VP Education, può introdurre delle variazioni e delle novità per sperimentarle.

Indicazioni sulla struttura e conduzione di un incontro

Le riunioni durano circa due ore e mezzo, dalle 18:45 circa alle 21:15-21:30 e sono condotte seguendo un agenda predisposta dal VPE prima della riunione. I tempi indicati nell’agenda devono essere rispettati con la massima diligenza. Il Toastmaster della serata per la parte di sua competenza è responsabile del rispetto dei tempi, intervenendo eventualmente con la dovuta cautela per interrompere gli oratori che dovessero andare oltre il tempo previsto dall’agenda tenendo conto che è prevista una tolleranza di 30 secondi sui tempi previsti per ciascun oratore.

Ruolo del SAA: il padrone di casa

Il SAA (Sergeant-at-Arms, è un funzionario nominato che tiene ordine durante le riunioni, derivato dal latino "serviens") è il “padrone di casa” del luogo ove si svolge l’incontro. Come tale svolge una serie di compiti essenziali per il buon esito della serata:

  • avrà cura di arrivare alle 18:30 ed allestire la sala o il luogo dove si svolge l’incontro, esponendo il banner del club con i relativi nastri di riconoscimento, i poster opportuni (in funzione della lingua dell’incontro);
  • avrà cura di preparare i tavoli e le sedie assicurandosi che ci siano posti a sufficienza, tenendo conto dei partecipanti previsti su Easy Speak e considerando qualche posto in più. Per ogni posto a sedere disporrà un agenda, un modulo per i commenti agli speaker e per la votazione, i depliant del club nella lingua del meeting;
  • predisporrà copie dell’agenda dettagliata per il TOASTMASTER, il TIMEKEEPER, il GENERAL EVALUATOR e il PRESIDENTE e una stampa delle Introduzioni dei discorsi preparati per il TOASTMASTER;
  • preparerà una copia della guida per gli ospiti, un modulo raccolta dati degli ospiti, oltre ad un modulo di associazione, per ogni ospite previsto per la serata (e qualcuno in più);
  • infine in un tavolo metterà in mostra copie dei manuali del Competent Communicator e Competent Leader, oltre ad un catalogo del materiale Toastmasters International.

Il SAA assicura l’inizio della riunione in orario e la apre leggendo la Missione del Club e successivamente introduce il Presidente. Il SAA è responsabile di raccogliere i voti per il miglior speaker della serata, li conta insieme al Segretario e individua il vincitore che viene poi annunciato dal Presidente, in collaborazione con il Toastmaster della serata.

Ruolo del Toastmaster della serata

Responsabile dell’incontro in tutti i suoi aspetti è il Toastmaster della serata (di seguito in questo documento semplicemente TOASTMASTER), che coordina e conduce l'intero incontro. Il suo ruolo non è semplicemente quello di presentare la serata ma, come un direttore d'orchestra, di gestirla con il supporto del suo team di collaboratori della serata.

Il Toastmaster: prima dell’incontro

Un bravo TOASTMASTER consulta l’agenda dell’incontro varie volte nei giorni precedenti e fino a qualche ora prima dell’inizio su EasySpeak (http://tmclub.eu/), per prendere nota e gestire eventuali variazioni dell’ultimo momento.

In quanto responsabile dell’incontro il TOASTMASTER (in collaborazione con il PRESIDENTE e con il VP EDUCATION) può modificare l’agenda dell’incontro, adattandola a quelle che ritiene possano essere esigenze particolari, eventualmente inserendo anche varianti al programma standard. Il TOASTMASTER della serata che effettua queste variazioni è responsabile di discuterle anticipatamente con il PRESIDENTE e/o il VP EDUCATION e comunque di assicurare un buon funzionamento della serata.

In caso di impossibilità a collegarsi, si può mettere in contatto con il VP EDUCATION o con il Presidente o con uno degli altri VP per sapere chi ricopre i vari ruoli nel team e gli oratori. E' molto importante essere preparati prima, cosi ci si può concentrare maggiormente sulla platea, evitando di ricorrere troppe volte al programma stampato.

Il TOASTMASTER deve conoscere gli argomenti dei discorsi preparati, sarebbe bene che parlasse con gli oratori prima dell'incontro, per poterli presentare adeguatamente ed in maniera sintetica e con la giusta enfasi. Nel caso in cui non fosse possibile parlare con gli oratori nel programma è sempre presente una piccola introduzione ai discorsi scritta dagli oratori stessi ed inserita a loro cura su EasySpeak: quelle introduzioni possono essere stampate con l’apposito pulsante “Introduzioni”. Preferibilmente l’introduzione non va letta, ma interpretata e fatta propria in modo tale da essere naturale.

Il Toastmaster: all’incontro

Il TOASTMASTER arriva all'incontro almeno 15 minuti prima dell'orario indicato sul programma.

All'arrivo in sala il TOASTMASTER si consulta con il SAA e con il VP MEMBERSHIP per accertarsi chi siano gli ospiti e se sono disposti a presentarsi o a partecipare al Table Topic - il TOASTMASTER potrebbe non conoscere i nuovi soci, per questo è importante informarsi prima. Si consulta con il TABLE TOPIC MASTER e gli comunica chi sono gli ospiti e chi vuole partecipare al Table Topic.

Insieme al TIMEKEEPER il TOASTMASTER deve saper gestire il tempo facendo iniziare la serata in orario e facendola concludere sempre in orario. Se ci sono ritardi o imprevisti deve usare le sue doti di leadership per riorganizzare la serata e fare in modo che tutto si svolga nel migliore dei modi, eventualmente tagliando parti dell’incontro stesso.

Il TOASTMASTER fa partire gli applausi, prima e dopo l’intervento di ogni oratore, prima e dopo il Table Topic, alla presentazione del GENERAL EVALUATOR, del JOKEMASTER e del PRESIDENTE.

Struttura dell’incontro

La sequenza delle attività svolte durante la serata sono le seguenti:

  1. Dalle 18:45-19:00 i membri del Consiglio Direttivo e tutti i soci danno il benvenuto agli ospiti e ai colleghi membri e socializzano tra loro.
  2. Alle 19:00 il SAA avvia la riunione leggendo la Mission del Club e presentando ai partecipanti il PRESIDENTE o il suo sostituto.
  3. Il PRESIDENTE o il suo sostituto apre l’incontro, da un benvenuto ad eventuali ospiti speciali e presenta all'uditorio il TOASTMASTER DELLA SERATA a cui cede il posto al podio con una stretta di mano.
  4. Il TOASTMASTER introduce (laddove esiste) il tema della serata con una breve riflessione sull’argomento, aggiorna eventualmente l'agenda e fornisce eventuali informazioni su come egli intenda condurre la riunione (in particolare se sperimenta qualcosa di nuovo e diverso dalla consueta organizzazione). Presenta quindi i vari ruoli della serata, chiamandoli in sequenza ed invitandoli ad alzarsi dal proprio posto, presentando brevemente le responsabilità del ruolo che ricoprono. Nello specifico presenta:
    1. ail TIMEKEEPER che spiegherà il suo ruolo e il meccanismo di segnalazione dei tempi tramite un esempio, ricordando che dai premi come miglior speaker saranno esclusi coloro che sforano i tempi minimi e massimi previsti, tenendo conto della tolleranza prevista che avrà cura di indicare. Il TIMEKEEPER controlla i tempi di tutti gli oratori indicando il verde, giallo e rosso quando previsto o solo il rosso al raggiungimento del tempo massimo previsto, secondo quanto riportato in agenda;
    2. bil GRAMMARIAN che oltre a spiegare il suo ruolo illustrerà, se è stata scelta, la parola del giorno e ne fornisce la definizione, invitando quindi tutti ad usarla – l’eventuale parola del giorno deve essere una parola poco conosciuta e scelta in modo tale da arricchire il vocabolario dei soci;
    3. cl’AH COUNTER che spiegherà il proprio ruolo.
  5. Il TOASTMASTER darà a questo punto il via alla parte più importante della serata invitando il JOKE MASTER al podio per fargli raccontare la sua barzelletta.
  6. Il TOASTMASTER quindi darà avvio alla sezione dei discorsi preparati ricordando che tutti i discorsi saranno valutati e spiegando ai partecipanti come possono contribuire alla valutazione, illustrando i moduli di valutazione in uso e rammentando a tutti che alla fine della serata verranno premiati i miglior speaker della serata nelle varie categorie. Il TOASTMASTER passerà quindi a presentare uno dopo l'altro i vari SPEAKER, facendo leggere preliminarmente dal VALUTATORE (che si alza dal proprio posto) gli obiettivi che lo speaker deve raggiungere e il tempo che ha a disposizione, leggendo l’introduzione che lo SPEAKER ha preparato o concordato con lui, e lasciando quindi il posto al podio all’ORATORE per fare il discorso con una stretta di mano, riprendendolo al termine del discorso, con un'altra stretta di mano.
  7. Ecco un esempio dettagliato di come il Toastmaster presenta un oratore, che può essere utilizzato adattandolo opportunamente:
    1. {Il Toastmaster si avvicina al podio, guardando il pubblico}
    2. “Cari Soci, Gentili Ospiti, prima di passare il podio al prossimo oratore chiedo al suo valutatore, [nome del valutatore], di illustrarci gli obiettivi del progetto che l’oratore si appresta ad affrontare.”
    3. {il valutatore si alza in piedi dal posto} “Questo discorso viene effettuato per il progetto numero [numero del discorso] dal manuale [Competent Communicator oppure Advanced Manual xxx]. Questo progetto prevede [obiettivi dello speech letti dal manuale o dall’agenda] ed il tempo previsto per questo discorso è minimo [durata minima in minuti] minuti e massimo [durata massima in minuti] minuti”.
    4. {riprende il Toastmaster} “Il titolo del discorso è [titolo del discorso]. Questa sera scopriremo [legge l’introduzione al discorso che l’oratore ha preparato ed inserito in EasySpeak in anticipo, o fornito al Toastmaster – questa introduzione includerà la descrizione del discorso e del suo obiettivo, la ragione per cui l’oratore ha scelto questo discorso, qualifiche o esperienze dell’oratore e/o suoi interessi particolari, etc.]. Per favore date il benvenuto a [nome dell’oratore], [titolo del discorso], [titolo del discorso], [nome dell’oratore]”.
    5. {Il Toastmaster fa partire l’applauso e, dopo aver stretto la mano all’oratore, si allontana dal podio senza passare davanti all’oratore e sedendosi}
    6. {L’oratore inizia il suo discorso, preferibilmente rivolgendo un saluto al Toastmaster della serata, ai Soci ed agli Ospiti.}
  8. Alla fine dei discorsi preparati, su richiesta del TOASTMASTER, il TIMEKEEPER dal suo posto darà conto dei tempi utilizzati dai vari oratori segnalando se qualcuno è uscito dai limiti di tempo assegnati e solo in questo caso indicando il tempo dell’oratore. In caso di errori da parte del TIMEKEEPER il VPE interverrà per rettificare la situazione. Il TOASTMASTER inviterà tutti a votare per il miglior discorso preparato, tra quelli eleggibili per il premio (e posto ve ne siano almeno 3).
  9. Se è presente una sessione educativa, il TOASTMASTER la presenta esattamente come i discorsi (salvo che per questa sessione NON presenta il valutatore, che farà una valutazione solamente scritta), facendo un'appropriata introduzione.
  10. Terminata questa parte il TOASTMASTER invita gli ospiti a presentarsi, quindi sospenderà l’incontro per un breve break. Il TOASTMASTER così come tutti i SOCI, sono invitati ad intrattenere gli ospiti e rispondere a loro eventuali domande. Si riprenderà quando il TOASTMASTER indicherà che è giunta l’ora prevista per riprendere.
  11. Il TOASTMASTER cederà il podio al gestore della parte di improvvisazione, il TABLE TOPIC MASTER, il quale inviterà al podio qualcuno tra i soci (iniziando da un socio esperto), cercando di coinvolgere chi altrimenti non ha occasione di parlare durante la serata, che dovrà rispondere ad un quesito o trattare un tema che gli sarà proposto lì per lì, improvvisando.
  12. Le domande o i temi andranno scelti in modo tale che:
    1. possano essere esposti in pochi secondi;
    2. permettano al partecipante di improvvisare un discorso che dovrà durare almeno 1 minuto e non oltre 2 (con una tolleranza di 30 secondi in eccesso);
    3. permettano di replicare senza dover per forza avere una specifica conoscenza in merito – sono quindi da evitare argomenti specialistici o complessi da trattare;
    4. idealmente i temi proposti dal TABLE TOPIC MASTER dovranno essere in linea con il tema della serata.
  13. Dopo aver fatto parlare 1 o 2 soci esperti il TABLE TOPIC MASTER può invitare degli ospiti a parlare (che nel frattempo avranno visto come funziona la cosa), avendo però avuto cura prima di sondare la loro disponibilità a farlo.
  14. Al termine della parte di improvvisazione il TABLE TOPIC MASTER chiederà al TIMEKEEPER di indicare se tutti i partecipanti sono rimasti nei tempi e sono quindi votabili, o indicare il tempo di coloro che sono andati oltre o sotto i tempi previsti. Il TABLE TOPIC MASTER inviterà quindi tutti i partecipanti alla riunione a votare per il miglior discorso improvvisato, consegnando poi il voto al SAA.
  15. Ripasserà quindi il podio al TOASTMASTER che a sua volta lo passerà al GENERAL EVALUATOR che chiamerà i componenti della sua squadra a presentare le loro valutazioni dopo aver spiegato brevemente il suo ruolo e ricordando l’importanza delle valutazioni nell’ambito di Toastmasters.
    1. Si inizierà con i VALUTATORI dei discorsi che avranno, in 2/3 minuti, il compito dare ai vari oratori il loro feedback e lo faranno dal podio.
    2. Il TIMEKEEPER dal suo posto darà conto dei tempi utilizzati per le varie valutazioni segnalando se qualcuno è uscito dai limiti di tempo assegnati e se la riunione, nel suo complesso, si è svolta entro i tempi programmati dall'agenda del giorno.
    3. Il GENERAL EVALUATOR inviterà tutti a votare per il miglior valutatore, tra quelli eleggibili per il premio (e posto ve ne siano almeno 3), così come per il miglior speaker preparato e il miglior table topic se non fosse già stato fatto, a chiede al SAA di raccogliere e totalizzare i voti mentre l'incontro continua. Utile ricordare chi sono i concorrenti eleggibili per ciascun ruolo.
    4. Quindi il GRAMMARIAN commenterà alzandosi dal suo posto l’uso corretto della lingua e le volte che è stata utilizzata la parola del giorno, segnalando sinteticamente gli erroridai soci e la forma corretta corrispondente e sottolineando gli utilizzi particolarmente buoni delle parole.
    5. eL'AH COUNTER indicherà alzandosi dal suo posto le parole inutili o prolungamenti di parole o suoni non necessari utilizzati dai soci che hanno parlato durante la riunione.
    6. fInfine il GENERAL EVALUATOR terminerà la sezione di valutazione dando un breve feedback sugli interventi in risposta al TABLE TOPIC, dando laddove lo ritenga una ulteriore valutazione sugli oratori e sui valutatori, e concluderà dando le sue personali opinioni su come è stata gestita la riunione, indicando eventuali miglioramenti suggeriti. Restituirà il podio al TOASTMASTER.
  16. il TOASTMASTER annuncia i risultati partendo dalla migliore valutazione, seguito dal miglior discorso improvvisato e quindi miglior speech preparato e consegna i relativi premi.
  17. Il TOASTMASTER fa un breve discorso di chiusy termina il suo ruolo e restituisce il podio al PRESIDENTE.
  18. Il PRESIDENTE o il suo sostituto informa i soci e gli ospiti di:
    1. aattività del Comitato Direttivo e delle sue decisioni;
    2. battività sociali del club;
    3. cargomenti specifici che devono essere trattati ed eventuali votazioni da fare;
    4. dse c’è tempo invita gli ospiti ad alzarsi dal loro posto per commentare, se lo vogliono, la serata.
  19. Il PRESIDENTE chiuderà la parte formale dell’incontro, dopo aver ricordato la data ed il luogo dell’incontro successivo.
  20. I membri del Consiglio Direttivo restano a disposizione per qualche minuto degli ospiti per dar loro delle spiegazioni, assistere gli ospiti che vogliono iscriversi, o altrimenti invitarli a tornare alle successive riunioni sempre come ospiti. Alle 21:15-21:30 la serata ha termine.